Dokumentenscanner, die perfekte Brücke zwischen Papier und Digital für das Büro

Im Zeitalter der Digitalisierung und der Cloud gibt es eine Kategorie von Tools, die mehr als andere zu dieser Umstellung beitragen können: die der Dokumentenscanner.

Scannen oder scannen?

Im Italienischen gibt es zwei verschiedene Namen, um dieselbe Aktivität zu definieren. Mit einem Scanner , wie aus dem Verb „scannen“ hervorgeht, von dem sich der Name des Instruments ableitet. Beim Scannen geht es in der Tat um die Digitalisierung „realer Objekte“, in diesem Fall gedruckter Dokumente.

Dokumentenscanner: Was ist das?

Dokumentenscanner sind professionelle Geräte, deren Haupt-, wenn nicht einziger Zweck darin besteht, Papierkorrespondenz, Dokumente und Verträge zu digitalisieren. Tatsächlich haben wir es mit der „Maschine“ zu tun, die als Brücke zwischen dem Greifbaren und dem Digitalen fungiert – ein Werkzeug, das bis zur Abschaffung des Papiers immer eine zentrale Rolle in den administrativen und technischen Abteilungen von Unternehmen und Institutionen spielen wird.

So wählen Sie einen Dokumentenscanner aus

Dabei handelt es sich um eine Investition in Hardware, die professionell und ohne Frivolität durchgeführt werden muss. Tatsächlich handelt es sich um eine Investition, die „einmal im Leben“ getätigt wird und alle digitalen Aktivitäten eines Unternehmens, einer Organisation, eines professionellen Studios, einer Bibliothek oder eines Museums betrifft.

Wenn Sie sich entscheiden, in die „Welt“ der Dokumentenscanner einzusteigen, müssen Sie daher einige Parameter berücksichtigen. Hier sind die wichtigsten:

Scangeschwindigkeit

In einer immer eiligeren Welt wird auch die Scangeschwindigkeit zu einem wichtigen Parameter, den es zu berücksichtigen gilt. Zu diesem Zeitpunkt ist eine Bewertung erforderlich, die auch auf der Anzahl der in einem bestimmten Zeitraum erwarteten Scans basiert. Bei geringem Scanvolumen ist die Scangeschwindigkeit ein sekundärer Parameter. Bei hohem Akquisitionsvolumen wird diese Geschwindigkeit deutlich wichtiger, wenn nicht sogar grundlegend.

Scanauflösung

In einer berühmten Werbung hieß es: „Geschwindigkeit ist nichts ohne Kontrolle.“ Dies gilt auch für Dokumentenscans. Tatsächlich handelt es sich um Dokumentenerwerbungen, die von vielen Menschen gesehen und im Laufe der Zeit aufbewahrt werden müssen. Dabei muss besonders auf die maximale Aufnahmegeschwindigkeit und die verschiedenen Aufnahmemöglichkeiten geachtet werden. Es ist auch sehr wichtig zu prüfen, ob und in welchen Modi der Scanner in Farbe scannen kann. Ein Mehrwert kann durch automatisches Duplexing und erweiterte Erfassungsfunktionen für bestimmte Formate oder Ausgaben geschaffen werden.

Scanvolumen

Punkt mit dem ersten verbunden, aber nicht unbedingt identisch. Wie bei jedem anderen Gerät gibt es auch für Dokumentenscanner einen idealen Arbeitsbereich. Dabei handelt es sich um eine bestimmte Anzahl an Scans pro Tag oder Monat, ein Wert, für den der jeweilige Scanner konzipiert und entwickelt wurde. Natürlich können wir mit einem Scanner für geringe Volumina vorübergehend mittlere/hohe Volumina bewältigen, aber dieser „beschleunigte“ Einsatz führt zu einem größeren Verschleiß als vom Hersteller erwartet und mit einem hohen Bruchrisiko.

Maximales Format

Dokumentenscanner haben als Referenzformat meist A4, also die Standardgröße des Blattes Papier. Aber auch ein Büro oder ein Fachmann kann besondere und spezifische Bedürfnisse haben. Tatsächlich kann es notwendig sein, ein größeres Layout oder eine größere Zeichnung anzuschaffen. Wichtig ist, dass Sie Ihre Bedürfnisse genau kennen, bevor Sie mit dem Kauf fortfahren.

Benutzerfreundlichkeit

Wie bei allen Geräten, mit denen wir uns umgeben, sollte die Benutzerfreundlichkeit immer ein unverzichtbarer Faktor sein. Hardware soll uns helfen und unser Leben einfacher machen und nicht verkomplizieren. Wir müssen daher Lösungen auswählen, die einfach zu bedienen und zu verwalten sind. Auf diese Weise können wir dies auf einfache Weise tun, wenn wir „nicht standardmäßige“ Scans benötigen oder wenn wir jemandem beibringen müssen, wie man damit umgeht.

Vorteile der Verwendung von Dokumentenscannern

Auch in diesem Fall bietet der kontinuierliche und durchdachte Einsatz von Dokumentenscannern mindestens fünf Vorteile. Hier sind sie:

Kostenreduzierung

Die Digitalisierung und der damit verbundene Versand digitaler Dokumente anstelle ihrer Papierversion reduzieren die Versandkosten und -zeiten. Das Dokument kann innerhalb von Minuten statt Tagen oder Wochen auf dem Schreibtisch unseres Gesprächspartners liegen, auch wenn er sich am anderen Ende der Welt befindet.

Archivreduzierung

Papier ist sperrig, schwer, erfordert Platz und erfordert Sorgfalt bei der Aufbewahrung. Mittel- und langfristig ist ein digitales oder zumindest hybrides Archiv eine weitsichtige Entscheidung. Das Sammeln digitaler Dateien ist viel einfacher, weniger umständlich und teuer als das Gegenstück auf Papier.

Einfachheit in der Lagerung

Es ist viel einfacher, digitale Dateien zu speichern und zu organisieren als ihre Gegenstücke auf Papier. Die digitale Verwaltung lässt sich einfach ändern und aktualisieren, ohne dass verstaubte Ordner und Regale verschoben und neu organisiert werden müssen.

Einfache Suche nach dem, was archiviert wurde

Der Archivierungsauftrag wird mit dem Ziel durchgeführt, für mögliche zukünftige Recherchen und Beratungen gerüstet zu sein. Eine Beratung, die bei analogen Archiven manchmal nicht durchgeführt wird, da es schwierig ist, das benötigte Blatt zum richtigen Zeitpunkt zu finden. Ein gut organisiertes digitales Archiv löst das Problem vollständig.

Teilen

In Zeiten von Smart Working, Freiberuflern, Beratungsunternehmen und Niederlassungen wird das Thema Dokumentenaustausch immer wichtiger. Der Besitz digitaler Dokumente ermöglicht einen schnellen Austausch derselben und sorgt dafür, dass das Arbeitsteam immer auf dem neuesten Stand und „auf dem richtigen Weg“ bleibt, unabhängig von der Situation seiner Mitglieder.

Vorteile des Dokumentenmanagements.

Der bloße Kauf des Scanners löst nicht alle Probleme. Beim Einfügen in den Workflow ist daher die Erstellung von Prozeduren erforderlich. Diese Automatisierungen können entweder durch gemeinsame Verfahren oder spezifische Software durchgeführt werden. Dokumentenmanagement-Software kann ein Pluspunkt sein, um diese Aspekte zu vereinfachen.

Dokumentenscanner

Dokumentenscanner sind ein wesentlicher Bestandteil der Geschäftsautomatisierung und -digitalisierung und können als deren wichtigster Input angesehen werden. Tatsächlich kann ein gutes Scannen und Archivieren einen Prozess in Gang setzen, der zu einer hervorragenden Organisation des Archivs und der gemeinsamen Nutzung führt. All dies führt zu unzähligen Vorteilen für Ablauf und Zeiteinteilung.

Zusätzlich zur Produktivität können Sie mit einem Dokumentenmanagementsystem sofort und direkt der Umwelt helfen, indem Sie den Papierverbrauch reduzieren.

Die Einführung von Dokumentenscannern ist heute ein obligatorischer und notwendiger Schritt für alle Geschäftsrealitäten, ein notwendiger Schritt, der nur Vorteile bringt.