Scanner documentali, il ponte perfetto tra carta e digitale per l'ufficio

Nell’era della digitalizzazione e del cloud, c’è una categoria di strumenti che può contribuire più delle altre a tale conversione: quella degli scanner documentali.

Scansionare o scannerizzare?

In italiano abbiamo due diversi nomi per definire la stessa attività. Con uno scanner, come si evince dal verbo “to scan” da cui deriva il nome dello strumento. Scansionare significa infatti procedere alla digitalizzazioni di “oggetti reali”, in questo caso documenti stampati.

Scanner documentali: quali sono?

Gli scanner documentali sono macchine professionali, il cui scopo primario, se non unico, è quello di digitalizzare corrispondenza cartacea, documenti e contratti. Ci troviamo infatti di fronte alla “macchina” che fa da ponte tra in tangibile ed il digitale per uno strumento che, fino a quando la carta non verrà abolita, sarà sempre centrale nei reparti amministrativi e tecnici di aziende ed enti.

Come scegliere uno scanner documentale

Si tratta di un investimento in un hardware, che deve essere svolto in maniera professionale e senza leggerezza. Parliamo infatti di un investimento che si esegue “una volta nella vita” e che riguarda tutte le attività digitali di un azienda, organizzazione, studio professionale, biblioteca o museo.

Di conseguenza, quando si decide di entrare nel “mondo” degli scanner documentali ci sono alcuni parametri di cui tenere conto. Ecco i principali:

Velocità di scansione

In un mondo che va sempre più di fretta, anche la velocità di scansione diventa un parametro importante da considerare. Per questo punto sarà necessario fare una valutazione anche in funzione del numero di scansioni che si prevedono in un dato lasso di tempo. Se il volume di scansione è basso, la velocità di scansione sarà un parametro secondario. Se il volume di acquisizione sarà invece alto, questa velocità diventerà molto più importante, se non fondamentale.

Risoluzione di scansione

Una famosa pubblicità diceva che “la velocità è niente senza il controllo”. Questo vale anche per le scansioni documentali. Parliamo infatti di acquisizioni di documenti che dovranno essere viste da molte persone e conservate nel tempo. Sarà necessario fare molta attenzione alla velocità di acquisizione massima ed alle varie acquisizioni possibili. Molto importante verificare anche che lo scanner possa fare scansioni a colori ed in caso affermativo in quali modalità. Valore aggiunto possono essere il fronte/retro automatico e funzionalità avanzate di acquisizione dedicate a formati o output particolari.

Volume di scansione

Punto collegato al primo, ma non necessariamente identico. Come per qualsiasi altro dispositivo, anche per gli scanner documentali c’è un range ideale di lavoro. Parliamo di un certo numero di scansioni al giorno o al mese, un valore per cui lo scanner in oggetto è stato pensato e sviluppato. certo, con uno scanner da bassi volumi potremo provvisoriamente gestire anche volumi medio/alti, ma questo uso “accelerato” porterà ad un logorio maggiore rispetto a quello previsto dal produttore con elevati rischi di rotture.

Formato massimo

Solitamente gli scanner documentali hanno come formato di riferimento l’A4, ossia la dimensione standard del foglio di carta. Ma un ufficio o un professionista potrebbe avere anche esigenze particolari e specifiche. Potrebbe infatti essere necessario acquisire un layout o un disegno con dimensioni maggiori. L’importante è conoscere bene le esigenze prima di procedere all’acquisto.

Comodità d’uso

Come per tutti i dispositivi di cui ci circondiamo, la comodità d’uso dovrebbe essere sempre un fattore indispensabile. L’hardware dovrebbe aiutarci e facilitarci la vita e non complicarcela. Dovremo quindi selezionare soluzioni semplici da usare e da gestire. In questo modo, in caso di necessità di scansioni “non standard” o nel caso dovessimo insegnare a qualcuno l’uso dello stesso lo potremo fare in maniera semplice.

Vantaggi dell’utilizzo di scanner documentali

Anche in questo caso, sono almeno cinque i vantaggi dati dall’uso continuo e ragionato degli scanner documentali. Eccoli:

Riduzione dei costi

La digitalizzazione ed il conseguente invio di documenti digitali al posto della loro versione cartacea riducono i costi e le tempistiche di spedizione. Il documento può essere sulla scrivania del nostro interlocutore, anche se dall’altra parte del mondo in pochi minuti invece di giorni o settimane.

Riduzione dell’archivio

La carta ingombra, pesa, richiede spazio ed accortezza nella sua conservazione. Avere un archivio digitale o quantomeno ibrido è una scelta lungimirante nel medio/lungo periodo. Accumulare file digitali è molto più semplice, meno ingombrante e costoso del corrispettivo cartaceo.

Semplicità nella conservazione

É molto più semplice conservare ed organizzare i file digitali rispetto al corrispettivo cartaceo. La gestione digitale è semplice da cambiare ed aggiornare, senza dover spostare e riorganizzare polverosi faldoni e scaffali.

Facilità nella ricerca di quanto è stato archiviato

La missione dell’archiviare viene eseguita con lo scopo o per essere pronti ad un eventuale ricerca e consultazione futura. Consultazione, che in caso di archivio analogico a volte non viene poi proprio eseguita visto al complessità del trovare il foglio che serve nel momento che serve. Avere un archivio digitale se ben organizzato risolve in toto il problema.

Condivisione

In tempi di Smart Working, liberi professionisti, consulenza e sedi distaccate, il tema della condivisione dei documenti diventa cruciale. Avere dei documenti digitali permette una condivisione rapida degli stessi, mantenendo il team di lavoro sempre aggiornato e “sul pezzo” qualsiasi sia la posizione in cui si trovano i suoi membri.

Plus della gestione documentale.

Il semplice acquisto dello scanner non risolve tutti i problemi. Nel momento in cui si inserisce lo stesso nel flusso di lavoro sarà quindi necessario creare delle procedure. Queste automazioni possono essere svolte o da procedure condivise o software specifici. Un software per la gestione documentale può essere un plus per semplificare questi aspetti.

Scanner documentali

Parte fondamentale dell’automazione e digitalizzazione aziendali, gli scanner documentali possono essere considerati come l’input principale della stessa. Da una buona scansione ed archiviazione può infatti avere avvio un processo che porta ad un ottima organizzazione dell’archivio e della condivisione. Tutto ciò porta ad innumerevoli vantaggi per le procedure e le tempistiche.

Oltre alla produttività, poi con un sistema di gestione documentale si può andare ad aiutare in maniera immediata e diretta l’ambiente, riducendo il consumo di carta.

L’adozione di scanner documentali è ormai un passo obbligato e necessario per tutte le realtà business, un passo necessario, che apporta solo vantaggi.